怀化职业技术学院科研档案管理条例

发布时间：2018-03-01   点击次数：274

一、总则

第一条 为了加强我院科研档案管理，充分发挥科研档案信息资源的作用，更好地为教学、科研工作服务，根据国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》，结合我院实际，特制定本条例。

第二条 学院综合档案室在科研产业处设科研档案室，负责全院科研档案的收集、整理、保管、利用、统计和业务指导工作。

二、科研档工作的基本原则

第三条 科研档案是指在科研过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、表格、数据、软件、声像等材料。

第四条 科研档案工作与科研计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。科研工作和档案工作实行“四同步”管理制度：即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定、评审科研成果与验收、鉴定、评审科研档案材料同步；评审奖励科研成果和提取科研人员考核结果与档案部门出具个人科研成果档案及专题归档情况的材料同步。

第五条 科研档案是学院档案的重要组成部分，是反映科研成果完整而系统的历史资料，是进行科学研究、科技开发、成果推广及技术转让的主要依据和条件。按照集中统一管理原则，各部门均应及时组织教科研档案资料收集、整理、立卷、归档工作，并集中送交科研产业处档案室存档，以保证其完整、准确、安全和有效利用。

三、科研档案归档范围的确定

第六条 确定的原则：科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远的发展具有参考价值和凭证作用：必须反映科研管理、科研课题（项目）活动的全过程，保证完整、准确、系统。

第七条 归档的主要内容包括综合管理、立项课题项目、研究试验、总结鉴定。申报奖励、推广应用等方面。

第八条 归档的重点是本院承担的科研课题（项目）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究试验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

第九条 科研文件材料的归档范围：

（一）科研工作规划、计划、领导审批意见、研究工作报告、阶段性工作报告、年终总结报告及各种科研工作规章制度。

（二）科研课题计划任务书、委托书、立项申请报告、协议书、合同、重要文件及学术委员评审意见、专题报告、研究方案、专题调查报告、上级部门和院领导及有关专家的指导性意见。

（三）课题研究试验中的重要原始记录（包括照片、录音、录像、光盘、磁盘等）、重要的实验、分析测试、计算配方的数据。研究过程中编制的程序和设计图纸、校对实验报告、整理报告及专利申请等重要来往的技术材料。

（四）科研成果的鉴定报告、技术鉴定证书，课题研究总结、结题报告，专利申请报告及专利证书、技术成果的推广、交流、评价资料，用户反映及产品的考核意见，获奖的文件材料、成果奖励的记载、证件等。

（五）院办企业（包括研究开发机构）自行研制和开发新产品的任务下达书、方案论证、设计图纸、制造工艺、测试报告、生产型鉴定等文件材料。

（六）由学院（包括院属各部门）负责筹备召开的技术会审、鉴定、验收等专业会议和各种学术会议文件，包括会议计划、日程安排及报告、决议、总结、论文、纪要等文件资料和各种荣誉证书。

（七）学院参加国内、国外重要学术会议的论文、技术资料以及会议的记录、报告、决议等有关资料。

（八）学院师生员工在国内外各类学术期刊及报刊上发表的论文、报告及文章等。

（九）学院教师主编、参编的各类公开出版的专著、教材等。

（十）学院参加各种学术组织的人员名单。

（十一）全院教职工的个人科研档案。

四、科研文件材料的部门立卷与归档流程

第十条 研究课题（项目）实行课题（项目）立卷制，在研究过程中分批整理。研究任务一旦完成或告一段落，由课题负责人组织力量配合科研档案室在一个月内对研究过程形成的全部材料进行整理、组卷及归档。归档后，方可申请召开鉴定会议或审议会，并上报成果。

第十一条 立卷归档要求：

归档材料一律用钢笔书写，最好用碳素墨水，要求字迹清楚、工整、文字简明、严禁用圆珠笔、铅笔及红色笔书写归档材料。案卷装订由科研档案室统一组织。

五、科研档案的管理

第十二条 教科研档案的分类编号：

科研类档案档号。年度号十科研档案分类号十案卷号

第十三条 科研档案的管理和使用：

（一）科研档案由科研处科研档案室统一管理，科研档案立卷归档后由科研产业处审查确定案卷密级和保管期限，定期移交给学院综合档案室。

（二）己归档的科研档案材料，若需要修正和补充，须由课题（项目）负贡人提出申请，部门负责人签署意见，科研产业处批准后方可修正、补充，且在修改处，要加盖印章，并在档案表内写明修正原因。

（三）档案室所保存的科研档案，一般应在室内查阅，必须外借的，经领导批准并按要求办理外借手续。

（四）对本单位教职工借阅档案，属秘密、机密级档案，由部门负责人签署意见，经科研产业处领导批准后方可借阅。外单位借阅教科研档案，属秘密级由科研产业处领导批准，属机密、绝密级由主管院领导批准。

（五）出国人员需携带科研档案出国出境或参加国际学术会议，按国家和学院有关保密规定办理审批手续。

六、附 则

第十四条 本条例从颁布之日起执行，由院科研产业处解释。